Seorang pejabat pengadaan di dinas daerah membuka portal katalog elektronik, memilih produk, lalu berhenti di layar yang tidak ia kenali. Tampilan antarmuka berbeda dari yang ia gunakan bertahun-tahun. Tombol pemesanan berpindah, alur persetujuan berubah, dan status transaksi tidak lagi berhenti di tahap yang sama. Ia menyadari satu hal: cara pemesanan e katalog yang lama tidak lagi sepenuhnya berlaku.
Perubahan ini bukan gangguan sesaat. Sejak 1 Januari 2025, Katalog Elektronik versi 6 diberlakukan secara menyeluruh kepada seluruh kementerian dan lembaga. Versi lama secara bertahap dinonaktifkan, dan seluruh transaksi E-Purchasing diarahkan ke platform baru yang terintegrasi dengan sistem keuangan negara.
Ulasan ini memetakan pembaruan tersebut dari sudut pandang pelaksana pengadaan. Anda akan melihat apa yang berubah dalam mekanisme pemesanan, bagaimana pilihan metode bekerja, dan di titik mana transaksi paling sering tersendat. Pembahasan ini merupakan bagian dari rangkaian topik tender dan peluang proyek pemerintah.
Mengapa Cara Pemesanan e Katalog Berubah Sejak Versi 6
Katalog Elektronik versi 6 dikembangkan oleh LKPP bersama PT Telkom Indonesia sebagai platform pengadaan nasional berbasis elektronik. Platform ini digunakan oleh kementerian, lembaga setingkat kementerian, dan pemerintah daerah untuk pengadaan yang bersumber dari APBN maupun APBD melalui metode e-purchasing.
Perubahan paling mendasar terletak pada keterhubungan sistem. Pada versi sebelumnya, proses pengadaan berhenti pada tahap pemilihan produk dan kesepakatan harga. Pembayaran dilakukan melalui prosedur terpisah yang menuntut input ulang data. Cara pemesanan e katalog versi 6 memangkas jarak itu dengan mengintegrasikan transaksi ke sistem keuangan.
Dasar hukumnya diperkuat melalui Peraturan Presiden Nomor 46 Tahun 2025 tentang Perubahan Kedua atas Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018. Regulasi ini menegaskan bahwa pelaksanaan e-purchasing wajib dilakukan untuk memenuhi kebutuhan barang atau jasa apabila tersedia dalam Katalog Elektronik. Kewajiban ini bukan anjuran; ia menjadi metode utama yang harus dipakai lebih dulu sebelum metode lain dipertimbangkan.
Pilihan Metode dalam Cara Pemesanan e Katalog Versi 6
Meski kanal pemesanan tunggal, metode transaksinya tidak seragam. Ada dua jalur utama yang perlu Anda pahami perbedaannya, karena masing-masing menuntut kesiapan dokumen dan strategi negosiasi yang berbeda. Pemahaman atas keduanya menentukan kelancaran cara pemesanan e katalog di instansi Anda.
1. Negosiasi harga
Metode ini dipakai untuk transaksi dengan nilai tertentu. Pejabat pengadaan atau PPK berkomunikasi langsung dengan penyedia untuk membahas harga, termasuk komponen biaya pengiriman dan biaya lain yang ditawarkan. Negosiasi bukan sekadar menawar angka; ia mencakup kejelasan spesifikasi, jadwal pengiriman, dan kesesuaian produk dengan kebutuhan.
Pada praktiknya, negosiasi menuntut pemahaman atas referensi harga yang berlaku. Peraturan LKPP Nomor 2 Tahun 2026 menegaskan bahwa referensi harga digunakan dalam e-purchasing untuk nilai sampai dengan Rp100 juta, sedangkan HPS digunakan untuk nilai di atas Rp100 juta. Batas ini menjadi penentu dokumen acuan mana yang harus Anda siapkan sebelum membuka ruang negosiasi.
2. Mini kompetisi
Metode ini memungkinkan dua atau lebih penyedia dengan produk sejenis bersaing menawarkan harga terbaik. Tata caranya diatur melalui Keputusan Kepala LKPP Nomor 93 Tahun 2025 tentang Pelaksanaan E-Purchasing Katalog Elektronik melalui Metode Mini-Kompetisi.
Mini kompetisi lebih menekankan persaingan terbuka. Anda tidak menegosiasikan harga secara langsung kepada satu penyedia, melainkan membuka kesempatan bagi beberapa penyedia untuk mengajukan penawaran. Hasilnya cenderung lebih kompetitif, tetapi menuntut spesifikasi kebutuhan yang ditulis dengan jelas sejak awal agar penawaran yang masuk benar-benar sebanding.
| Aspek | Negosiasi Harga | Mini Kompetisi |
|---|---|---|
| Pihak yang terlibat | Penyedia tunggal terpilih | Dua atau lebih penyedia sejenis |
| Fokus utama | Kesepakatan harga dan biaya tambahan | Persaingan penawaran harga |
| Dokumen acuan | Referensi harga atau HPS sesuai nilai | Spesifikasi kebutuhan yang rinci |
| Risiko utama | Harga tidak kompetitif bila acuan lemah | Penawaran tidak sebanding bila spesifikasi kabur |
Integrasi SAKTI dan Dampaknya pada Cara Pemesanan e Katalog
Salah satu pembaruan yang paling terasa dalam cara pemesanan e katalog adalah keterhubungan dengan SAKTI, sistem aplikasi keuangan tingkat instansi yang dikelola Kementerian Keuangan. Integrasi ini mengubah titik henti transaksi: data pesanan tidak lagi berhenti di katalog, melainkan mengalir ke modul komitmen dan kontrak di SAKTI.
Alurnya berjalan sebagai berikut. Instansi memilih produk, menentukan spesifikasi, kuantitas, harga, dan lokasi pengiriman, lalu menghasilkan dokumen pemesanan berupa Surat Pesanan atau Purchase Order. Setelah pesanan dikonfirmasi, data transaksi terkirim otomatis melalui web service ke SAKTI, masuk ke modul komitmen pembayaran dan modul kontrak.
Dari sisi SAKTI, petugas memverifikasi data hasil pemesanan, lalu membuat Surat Perintah Kontrak atau Surat Perintah Pencairan Dana berdasarkan data tersebut. Karena data mengalir otomatis, input manual berkurang dan duplikasi pencatatan dapat dihindari. Integrasi ini juga memungkinkan pemantauan transaksi secara real time dan memperkuat jejak audit.
Bagi pelaksana pengadaan, implikasinya konkret. Kesalahan pengisian data di katalog tidak lagi berhenti di katalog; ia merambat ke dokumen komitmen di SAKTI. Karena itu, verifikasi spesifikasi dan nominal sebelum dokumen pemesanan diterbitkan menjadi langkah yang tidak bisa dilewati dalam cara pemesanan e katalog.
Titik Rawan yang Sering Membuat Pemesanan Tersendat
Transisi ke versi 6 memunculkan pola kendala yang berulang. Kendala pertama berkaitan dengan status penyedia. Integrasi SAKTI mensyaratkan penggunaan supplier tipe 6, yaitu supplier dengan banyak penerima. Penyedia yang belum terdaftar dalam basis data terkait harus melalui perekaman awal sebelum transaksi dapat diproses.
Kendala kedua menyangkut kesiapan produk. LKPP tengah mendorong penggunaan Master Produk pada kategori tertentu. Produk yang belum mengikuti mekanisme ini berisiko diturunkan tayang pada periode transisi. Penyedia yang tidak menyesuaikan data produknya bisa kehilangan kesempatan tampil dalam katalog, dan pembeli kehilangan pilihan.
Kendala ketiga adalah pemahaman yang belum merata di tingkat daerah. Sosialisasi versi 6 telah berjalan, tetapi tidak semua pelaksana pengadaan mengikuti pembaruan secara utuh. Akibatnya, kesalahan pengisian atau kebingungan alur masih muncul, terutama pada satuan kerja yang jarang melakukan transaksi melalui katalog.
Kendala keempat berkaitan dengan pemilihan metode. Karena e-purchasing wajib dipakai bila barang atau jasa tersedia dalam katalog, pelaksana pengadaan perlu memastikan bahwa metode lain hanya dipakai ketika barang belum tersedia, tidak sesuai kebutuhan, atau penyedia masih terbatas. Salah menilai kondisi ini dapat menimbulkan temuan dalam audit.
Menyiapkan Diri Menghadapi Pembaruan Berikutnya
Peraturan LKPP Nomor 2 Tahun 2026 menegaskan bahwa Katalog Elektronik tidak lagi dipandang sekadar sebagai etalase produk. Ia menjadi sarana strategis dalam proses pengadaan, mencakup pengelolaan katalog nasional, sektoral, dan lokal, hingga mekanisme e-purchasing dan pengawasan sistem.
Karena itu, kesiapan menghadapi pembaruan tidak cukup dengan memahami tampilan antarmuka. Anda perlu memelihara data produk, memastikan status penyedia, dan memahami dasar acuan harga yang berlaku. Bagi satuan kerja, langkah praktisnya adalah memetakan kebutuhan yang rutin diadakan melalui katalog, memeriksa ketersediaan produk, dan menyiapkan spesifikasi teknis yang jelas sejak tahap perencanaan.
- Pastikan akun PPK dan pejabat pengadaan memiliki hak akses yang sesuai pada katalog versi 6.
- Periksa status penyedia dan kesesuaian tipe supplier sebelum menerbitkan dokumen pemesanan.
- Tetapkan pilihan metode berdasarkan nilai transaksi dan tingkat persaingan yang diinginkan.
- Dokumentasikan proses negosiasi atau mini kompetisi secara rapi untuk keperluan audit.
- Pantau pembaruan regulasi dan pengumuman resmi LKPP agar tidak tertinggal dari ketentuan baru.
Untuk memperluas pemahaman tentang ekosistem pengadaan secara keseluruhan, Anda dapat merujuk ke panduan lengkap pengadaan barang dan jasa yang membahas regulasi dan strategi tender. Jika perusahaan Anda membutuhkan pendampingan dalam menyesuaikan proses pengadaan dengan ketentuan terbaru, tim kami siap membantu. Konsultasikan kebutuhan Anda agar transaksi melalui katalog berjalan lebih lancar.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apakah e-purchasing wajib dipakai meski nilainya kecil?
Kewajiban e-purchasing berlaku ketika barang atau jasa yang dibutuhkan tersedia dalam Katalog Elektronik. Untuk nilai kecil, metode yang tersedia tetap mengikuti ketentuan yang berlaku, termasuk pilihan negosiasi harga atau mini kompetisi.
Apa perbedaan utama versi 5 dan versi 6 dalam hal pembayaran?
Pada versi 5, proses berhenti pada pemilihan produk dan kesepakatan harga, sementara pembayaran dilakukan melalui prosedur terpisah. Versi 6 terintegrasi dengan SAKTI sehingga data pemesanan langsung terhubung ke modul komitmen dan pembayaran.
Kapan sebaiknya memilih mini kompetisi dibanding negosiasi?
Mini kompetisi cocok ketika tersedia beberapa penyedia dengan produk sejenis dan spesifikasi kebutuhan dapat dirumuskan dengan jelas. Negosiasi lebih sesuai ketika penyedia terbatas atau terdapat komponen biaya tambahan yang perlu dibahas secara langsung.
Bagaimana jika penyedia belum terdaftar sebagai supplier tipe 6?
Penyedia perlu melalui proses perekaman data terlebih dahulu sebelum transaksi dapat diproses melalui integrasi SAKTI. Pastikan status ini diperiksa sebelum dokumen pemesanan diterbitkan agar transaksi tidak tertahan.
Kesimpulan
Cara pemesanan e katalog telah bergeser dari sekadar memilih produk menjadi rangkaian transaksi yang terhubung dengan sistem keuangan negara. Versi 6 membawa pembayaran langsung, integrasi SAKTI, dan pemantauan progres yang lebih ketat. Pelaksana pengadaan yang memahami pergeseran ini dapat menghindari kendala yang tidak perlu.
Langkah awal yang praktis adalah memastikan kesiapan akun, status penyedia, dan pemahaman atas pilihan metode. Untuk memahami kerangka pengadaan yang lebih luas, pelajari regulasi dan strategi pengadaan barang dan jasa sebagai acuan sebelum mengambil keputusan, agar cara pemesanan e katalog di instansi Anda berjalan tanpa hambatan.
Sumber & referensi
- Peraturan Presiden Nomor 46 Tahun 2025 tentang Perubahan Kedua atas Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah — https://peraturan.bpk.go.id
- Peraturan Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2026 tentang Katalog Elektronik dalam Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah — https://peraturan.bpk.go.id
- Keputusan Kepala LKPP Nomor 93 Tahun 2025 tentang Pelaksanaan E-Purchasing Katalog Elektronik melalui Metode Mini-Kompetisi — https://peraturan.bpk.go.id
- Kementerian Keuangan RI, Direktorat Jenderal Perbendaharaan, Artikel E-Katalog Versi 6 dan Integrasi SAKTI, 2025 — https://djpb.kemenkeu.go.id
- LKPP, Portal Katalog Elektronik Nasional — https://katalog.inaproc.id
