Faktor yang Menyebabkan Kegagalan dalam Proses Tender Konstruksi dan Cara Menghindarinya

Gambar Ilustrasi Faktor yang Menyebabkan Kegagalan dalam Proses Tender Konstruksi dan Cara Menghindarinya

Dalam dunia konstruksi, mengikuti tender adalah langkah krusial untuk mengamankan proyek dan mempertahankan keberlangsungan bisnis. Namun, tidak sedikit perusahaan—baik besar maupun kecil—yang gagal dalam proses tender meski telah menginvestasikan waktu, biaya, dan tenaga yang tidak sedikit. Persaingan ketat, regulasi ketat, dan proses administrasi yang kompleks sering menjadi momok utama.

Faktor yang menyebabkan kegagalan dalam proses tender tidak selalu karena kualitas teknis yang buruk. Bahkan, perusahaan berpengalaman pun bisa gugur hanya karena kesalahan sepele seperti dokumen tidak lengkap atau penyusunan harga yang tidak kompetitif. Kegagalan ini berdampak signifikan terhadap cashflow perusahaan, moral tim, bahkan reputasi di mata penyelenggara tender.

Mengingat pentingnya proses ini, maka pemahaman mendalam terhadap berbagai penyebab kegagalan dan bagaimana menghindarinya menjadi hal yang sangat penting. Artikel ini akan menguraikan berbagai faktor teknis, administratif, dan strategis yang kerap menjadi batu sandungan, disertai solusi nyata untuk meminimalkan risiko kegagalan di masa depan. Mari kita telaah satu per satu.

Baca Juga: Panduan Lengkap Ikut Tender Proyek: Strategi, Syarat, dan Tips Menang Kontrak Besar

1. Kesalahan Administrasi dan Dokumen Teknis

Dokumen Tidak Lengkap atau Tidak Valid

Seringkali perusahaan gagal dalam tahap awal evaluasi karena kelengkapan dokumen yang tidak sesuai. Misalnya, SBU atau SIUJK yang telah kadaluarsa, laporan keuangan yang belum diaudit, atau surat dukungan yang tidak memenuhi standar. LPJK telah menekankan pentingnya dokumen terkini untuk proses verifikasi.

Kesalahan Format dan Penamaan File

Di era e-tendering, kesalahan kecil seperti penamaan file yang tidak sesuai format, pengunggahan file dengan ukuran besar melebihi batas sistem, atau format dokumen yang tidak PDF dapat menyebabkan penawaran langsung ditolak. Faktor yang menyebabkan kegagalan dalam proses tender seperti ini tampak sepele, tetapi berdampak fatal.

Tidak Mengikuti Template dan Instruksi Tender

Setiap tender memiliki dokumen Instruksi kepada Peserta (IKP) yang harus diikuti secara ketat. Tidak mengikuti urutan penawaran, tidak mencantumkan dokumen sesuai urutan, atau menyisipkan informasi tambahan yang tidak diminta bisa menggugurkan penawaran.

Baca Juga: Unit Layanan Pengadaan: Pilar Transparansi dan Efisiensi Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

2. Kegagalan dalam Penyusunan Penawaran Harga dan Teknis

Penawaran Harga Tidak Kompetitif

Dalam tender berbasis harga terendah, penawaran yang terlalu tinggi jelas kalah. Namun, menawar terlalu rendah pun berisiko karena dapat dianggap tidak wajar atau tidak realistis. Faktor yang menyebabkan kegagalan dalam proses tender ini kerap kali disebabkan oleh ketidakakuratan dalam perhitungan biaya material, tenaga kerja, dan waktu pelaksanaan.

Proposal Teknis Tidak Meyakinkan

Banyak perusahaan hanya menyisipkan template umum untuk proposal teknis. Padahal, penilai mencari solusi yang spesifik, studi kelayakan yang matang, serta pemahaman menyeluruh terhadap kondisi lapangan. Kurangnya metodologi kerja, jadwal pelaksanaan yang masuk akal, dan rencana pengendalian mutu sering menyebabkan nilai teknis rendah.

Tidak Mencantumkan Bukti Pendukung

Misalnya, tidak melampirkan daftar peralatan yang dimiliki, pengalaman proyek serupa, atau sertifikasi ISO. Padahal bukti ini bisa memperkuat argumen dan keyakinan pemberi kerja terhadap kapabilitas perusahaan.

Baca Juga: Database Proyek Infrastruktur yang Sedang Tender: Sumber Peluang Kontrak Konstruksi

3. Faktor Internal Perusahaan yang Menghambat

Kesiapan Tim Tender yang Lemah

Tim tender adalah ujung tombak dalam memenangkan proyek. Namun, banyak perusahaan hanya menyusun tim secara ad-hoc, tanpa pelatihan atau pemahaman mendalam terhadap dokumen lelang. Faktor yang menyebabkan kegagalan dalam proses tender sering kali berasal dari kurangnya koordinasi antardivisi.

Manajemen Waktu yang Buruk

Waktu penyusunan penawaran biasanya terbatas. Jika perusahaan terlambat dalam pengumpulan data, atau menunda persiapan hingga mendekati tenggat waktu, risiko kesalahan teknis dan administratif meningkat drastis.

Kondisi Keuangan yang Tidak Sehat

Evaluasi tender juga melibatkan aspek keuangan. Perusahaan dengan laporan keuangan yang tidak transparan atau mengalami kerugian dalam dua tahun terakhir biasanya gagal dalam evaluasi kemampuan finansial.

Baca Juga: Biaya Proyek Konstruksi: Strategi Efisien Mengelola Anggaran dan Risiko

4. Kurangnya Pemahaman terhadap Regulasi dan Sistem E-Procurement

Gagal Memahami Perubahan Aturan

Peraturan terkait tender pemerintah berubah secara berkala. Misalnya, peralihan dari SBU lama ke Sertifikat Standar berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 5 Tahun 2021. Perusahaan yang tidak mengupdate status legalnya berpotensi tidak memenuhi syarat.

Kesalahan Teknis dalam Penggunaan Sistem LPSE

Dalam e-tendering, kelalaian seperti lupa memperpanjang token digital, tidak memvalidasi penawaran, atau tidak klik tombol “Submit” sering menyebabkan tender dianggap tidak sah.

Tidak Aktif dalam Sistem OSS

Banyak tender mensyaratkan integrasi data dari OSS RBA. Jika data usaha tidak sinkron, maka sistem dapat menolak validasi legalitas perusahaan secara otomatis.

Baca Juga: Prosedur Pengadaan Barang di Perusahaan: Panduan Lengkap dan Praktis untuk 2025

5. Aspek Eksternal: Persaingan dan Ketidakjelasan Tender

Kompetitor dengan Reputasi Lebih Kuat

Dalam tender terbuka, perusahaan akan bersaing dengan ratusan pelaku usaha lainnya. Perusahaan besar dengan pengalaman proyek strategis nasional tentu memiliki nilai lebih di mata panitia. Oleh karena itu, faktor yang menyebabkan kegagalan dalam proses tender bisa jadi bukan karena kualitas buruk, melainkan karena adanya pesaing yang jauh lebih unggul.

Kriteria Penilaian yang Kurang Transparan

Beberapa penyelenggara tender belum sepenuhnya menerapkan prinsip transparansi dalam evaluasi. Skor teknis tidak dijelaskan secara terbuka, dan keputusan pemenang kadang tidak disertai argumen yang jelas, yang bisa menimbulkan kesan tidak objektif.

Adanya Tender Fiktif atau Bermuatan Politik

Dalam kasus tertentu, tender hanya formalitas belaka untuk memenangkan peserta yang sudah ditentukan sejak awal. Meski jumlahnya tidak banyak, ICW mencatat masih ada indikasi tender bermasalah pada sektor infrastruktur daerah.

Baca Juga: NPWP untuk Perusahaan: Panduan Wajib untuk Kepatuhan dan Legalitas Bisnis Anda

6. Cara Menghindari Kegagalan dan Meningkatkan Peluang Menang

Audit Internal Pra-Tender

Lakukan audit kesiapan dokumen legal, laporan keuangan, dan portofolio proyek sebelum memutuskan mengikuti tender. Hal ini untuk memastikan semua persyaratan terpenuhi secara administratif dan teknis.

Gunakan Jasa Konsultan Tender Profesional

Faktor yang menyebabkan kegagalan dalam proses tender dapat diminimalkan dengan bantuan profesional yang memahami seluk-beluk dokumen tender, strategi penyusunan penawaran, serta pengurusan izin seperti SBU, SIUJK, dan ISO. Salah satu penyedia layanan ini adalah ijinkonstruksi.com.

Tingkatkan Kompetensi Tim dan Digitalisasi Dokumen

Berinvestasilah pada pelatihan tim tender dan gunakan aplikasi manajemen dokumen seperti Google Workspace atau aplikasi LPSE Offline Editor untuk mempercepat proses kerja.

Buat Template Tender yang Andal dan Fleksibel

Membangun basis data dan template untuk proposal teknis, jadwal pelaksanaan, metode kerja, hingga format administrasi akan menghemat waktu dan menurunkan risiko kesalahan.

Monitor Evaluasi Tender yang Gagal

Analisis dokumen evaluasi dari tender yang gagal sebelumnya. Dari sini, perusahaan bisa mengetahui aspek mana yang menjadi kelemahan dan memperbaikinya di masa depan.

Baca Juga: Inovasi Optimal dengan Layanan Pengadaan Secara Elektronik untuk Efisiensi Bisnis Modern

Memenangkan Tender Butuh Strategi dan Kesiapan Total

Gagal dalam tender bukan akhir dari segalanya, namun mengulang kesalahan yang sama tentu bukan pilihan cerdas. Faktor yang menyebabkan kegagalan dalam proses tender sangat beragam, mulai dari dokumen administratif, penyusunan teknis, kemampuan finansial, hingga faktor eksternal seperti persaingan dan ketidakjelasan panitia.

Dengan memahami faktor-faktor tersebut dan menyiapkan langkah strategis untuk mengantisipasinya, peluang untuk memenangkan tender semakin besar. Jangan hanya fokus pada harga, tapi juga pada kelengkapan dokumen, profesionalisme tim, dan kapabilitas teknis yang ditawarkan.

Ingin meningkatkan keberhasilan tender perusahaan Anda? Percayakan proses legalitas, penyusunan dokumen, dan konsultasi teknis kepada ijinkonstruksi.com. Kami menyediakan:

• Pengurusan SIUJK, SBU Konstruksi dan Non Konstruksi
• Jasa akuntan publik dan pembuatan laporan keuangan
• Pengurusan izin komersial, SPPL, UKL-UPL, Amdal
• Integrasi data OSS dan perubahan data perusahaan
• Upgrade izin usaha, ISO, dan SMK3
• Dokumentasi tender profesional untuk seluruh Indonesia

Optimalkan peluang Anda sekarang dan hindari faktor yang menyebabkan kegagalan dalam proses tender!