Definisi Kebijakan Mutu

Kebijakan Mutu merupakan salah satu dokumen yang wajib dimiliki oleh setiap perusahaan atau organisasi yang menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015. Kebijakan Mutu adalah kebijakan resmi dan tertulis dari manajemen perusahaan tentang komitmen perusahaan dalam memperhatikan dan mempertimbangkan aspek-aspek mutu dalam aktivitas keseharian organisasi atau perusahaan. Di dalam Standar ISO 9000:2015 sebuah dokumen standar yang berisi definisi kata atau istilah yang digunakan dalam sistem manajemen mutu -disebutkan bahwa:

3.5.9 Kebijakan Mutu

Maksud dan arahan secara menyeluruh sebuah organisasi yang terkait dengan mutu seperti yang dinyatakan secara resmi oleh manajemen puncak

CATATAN 1 Pada umumnya kebijakan mutu konsisten dengan kebijakan menyeluruh organisasi dan menyediakan kerangka kerja bagi penetapan sasaran mutu.

CATATAN 2 Prinsip manajemen mutu yang disajikan dalam standar ini dapat merupakan dasar bagi penetapan kebijakan mutu.

Dari definisi di atas jelas bahwa yang dimaksud dengan kebijakan mutu adalah kebijakan resmi organisasi atau perusahaan dari manajemen perusahaan yang berisi maksud dan tujuan organisasi yang berkaitan dengan masalah mutu

Membuat Kebijakan Mutu Yang Benar

Kami selaku Konsultan ISO 9001 sering sekali mendapat pertanyaan dari klien mengenai cara penyusunan kebijakan mutu yang benar. Sebenarnya dalam Standar ISO 9001:2015 Klausul 5.2 sudah dijelaskan syarat untuk menyusun kebijakan mutu, yaitu:

a. Sesuai dengan maksud organisasi

Kebijakan mutu harus sejalan dengan visi dan misi perusahaan.

b. Menyediakan kerangka kerja untuk menetapkan dan menelaah sasaran mutu

Kebijakan mutu harus menyediakan kerangka utama yang dapat dijadikan acuan dalam penetapan target kerja (sasaran mutu). Kerangka utama yang dimaksud biasanya menjadi target utama perusahaan seperti masalah kepuasan pelanggan, kompetensi dan kesejahteraan karyawan, dan sebagainya.

c. Memuat komitmen untuk mematuhi persyaratan yang berlaku

Di dalam kebijakan mutu arus ada pernyataan tertulis yang berisi komitmen dalam mematuhi persyaratan yang berlaku.

d. Memuat komitmen untuk melakukan peningkatan Sistem Manajemen Mutu

Di dalam kebijakan mutu harus ada pernyataan untuk menyempurnakan efektifitas Sistem Manajemen Mutu dan melakukan perbaikan secara berkesinambungan.

e. Tersedia dalam bentuk informasi terdokumentasi dan senantiasa dipelihara

Kebijakan mutu harus tersedia dalam bentuk informasi terdokumentasi (dapat berupa hard copy ataupun dalam bentuk soft copy), dan secara periodik ditinjau kesesuaiannya dengan visi, misi, strategi, dan lingkup bisnis perusahaan.

f. Dikomunikasikan dan dimengerti di dalam organisasi

Kebijakan mutu yang telah ditetapkan harus disosialisasikan kepada seluruh karyawan mulai dari level manajemen hingga ke level staff. Beberapa perusahaan melakukan sosialisasi kebijakan mutu dengan cara mencetaknya dalam spanduk besar dan ditempelkan pada pintu masuk atau gerbang masuk agar semua karyawan dapat membaca dan memahaminya dengan mudah. Ada pula yang memasukkan kebijakan mutu dalam motto perusahaan yang selalu diikrarkan setiap pagi sebelum memulai bekerja. Setiap organisai dapat secara bebas memilih cara mengkomunikasikan kebijakan mutu kepada seluruh karyawannya.

g. Tersedia untuk pihak terkait

Kebijakan mutu selain harus disosialisasikan kepada karyawan, namun juga harus disosialisasikan kepada pihak-pihak yang terkait dengan organisasi, sosialisasi kepada pihak terkait dapat dilakukan dengan memposting kebijakan mutu dalam website perusahaan atau dapat disosialisasikan melalui pertemuan secara langsung.

Contoh Kebijakan Mutu

Berikut kami selaku Konsultan ISO 9001 akan memberikan contoh kebijakan mutu yang sesuai dengan persyaratan yang diminta oleh ISO 9001:2015:

Kebijakan Mutu

Multiple Training & Consulting

Multiple Training & Consulting bertekad menjadi perusahaan jasa konsultan sistem manajemen terdepan di Indonesia dengan selalu mengutamakan kepuasan klien melalui pelayanan yang bermutu tinggi dan konsisten.

Dalam upayanya menerapkan tujuan tersebut, manajemen dan seluruh karyawan Multiple Training & Consultingtelah menyatakan komitmennya untuk menerapkan Sistem Manajemen Mutu yang sesuai dengan persyaratan ISO 9001:2015, dan senantiasa melakukan perbaikan yang berkelanjutan dalam sistem manajemen mutu, serta pengembangan sumber daya dengan cara:

Memastikaan kepuasan klien

Usaha perbaikan pelayanan secara berkesinambungan

Lugas dan jelas dalam memberi bimbingan

Tepat waktu dalam pengerjaan

Informatif

Patuh terhadap pesyaratan klien dan peraturan perundang-undangan

Lihai dalam melihat peluang perbaikan

Edukasi terencana untuk peningkatan kompetensi karyawan

Kebijakan mutu ini disampaikan untuk dipahami oleh manajemen dan seluruh karyawan melalui pelatihan dan sosialisasi sesuai dengan program yang direncanakan. Kebijakan mutu ini secara berkala akan dievaluasi agar senantiasa sesuai dengan misi perusahaan.

Kebijakan mutu di atas merupakan salah satu contoh kebijakan mutu yang sederhana namun mencakup visi, misi dan tujuan organisasi. Disampaikan dengan bahasa yang lugas dan mudah untuk dihafal dan dipahami oleh seluruh karyawan.

Untuk contoh kebijakan mutu yang lainnya, dapat disimak pada artikel berikut:

Kesalahan Seputar Kebijakan Mutu

Berikut ini beberapa kesalahan yang banyak ditemukan baik oleh auditor internal, auditor eksternal, maupun konsultan ISO 9001 yang banyak terjadi di perusahaan yang menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001:2015:

1. Kebijakan Mutu tidak memuat syarat wajib yang ditegaskan dalam Standar ISO 9001:2015 Klausul 5.2.

2. Kebijakan Mutu tidak sejalan dengan visi, misi, dan tujuan perusahaan

3. Kebijakan Mutu sudah ditetapkan namun belum disosialisasikan

4. Sosialisasi kebijakan mutu kurang efektif yang dibuktikan dari banyaknya karyawan yang tidak memahami kebijakan mutu

5. Kebijakan Mutu tidak direvisi seiring perubahan visi, misi, maupun lingkup bisnis perusahaan

Demikianlah ulasan singkat kami mengenai Kebijakan Mutu, semoga bermanfaat bagi penerapan sistem manajemen mutu di perusahaan Anda.

Terima Kasih,

Khairul Umam, S.T, MBA
Konsultan ISO (ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 37001, ISO 21001)
Multiple Training & Consulting / PT Mutu Tunas Cipta
Jalan Tanah Abang 1 No. 11F, Jakarta Pusat, DKI Jakarta
Email : konsultan@multiple.co.id
Whatsapp : 081 6888 476 (MUTU ISO)