Kendala Dalam Menerapkan ISO 9001
Christina Pasaribu
1 day ago

Kendala Dalam Menerapkan ISO 9001

Kendala Dalam Menerapkan ISO 9001

Gambar Kendala Dalam Menerapkan ISO 9001

Kendala Menerapkan ISO 9001

Inti dari penerapan ISO 9001 adalah perbaikan yang berkesinambungan (continous improvement) sehingga dalam penerapannya setiap organisasi dituntut untuk melakukan perbaikan-perbaikan di semua lini secara bertahap sesuai dengan konsep PDCA (Plan – D0 – Check – Action). Terkadang, perencanaan matang yang sudah disusun sedari awal malah hancur di tengah jalan karena ternyata pelaksanaannya tidak semudah yang direncanakan. Ada banyak faktor yang dapat menyebabkan penerapan ISO 9001 tidak berjalan mulus. Diantara faktor yang paling dominan adalah:

1. Kurang Komitmen dari Top Manajemen

Komitmen dari manajemen puncak menjadi salah satu alasan terbanyak kenapa penerapan ISO 9001 tidak berjalan mulus; tidak berjalan sama sekali atau hanya perolehan sertifikat belaka yang tidak diikuti oleh penerapan nyata di lapangan.  Ini terjadi karena sedari awal manajemen puncak tidak mendorong tim perusahaannya untuk benar-benar menerapkan ISO 9001.

Manajemen puncak hanya ingin memperoleh sertifikat alih-alih perbaikan sistem manajemen perusahaan. Sehingga, karyawan yang ada di level pelaksana setengah-setengah dalam menerapkan ISO 9001. Sebaliknya, jika penerapan ISO 9001 benar-benar dipromosikan oleh manajemen puncak; ditekankan kegunaannya; dipromosikan manfaatnya; maka sudah barang tentu orang-orang yang ada di level pelaksana akan menjalankan sistem manajemen mutu secara konsisten.

2. Tidak ada keterlibatan dari karyawan

Pada dasarnya, karyawan itu mengikuti apa yang diperintahkan oleh manajemen puncak. Apalagi karyawan Indonesia yang dikenal sangat menghargai perintah dan arahan dari atasan. Sehingga, apa yang menjadi komitmen manajemen harusnya akan menjadi komitmen bersama yang dipegang oleh setiap level karyawan.

Sayangnya, tidak jarang ada organisasi yang komitmen manajemen puncaknya baik tetapi tidak dibarengi oleh komitmen bawahannya. Ini bisa terjadi karena beberapa faktor seperti tidak adanya penghargaan (reward) dan hukuman (punishment) bagi karyawan. Sehingga mereka merasa tidak ada bedanya antara yang berkomitmen dalam menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001 dengan yang tidak melaksanakan.

Harus diakui bahwa penerapan ISO 9001 akan merubuh sedikit banyak cara kerja para karyawan. Mengubah kebiasan yang sudah dilakukan bertahun-tahun tidaklah mudah. Harus ada komunikasi yang efektif dan imbalan yang setimpal sebagai bonus untuk perbaikan yang sudah dilakukan.

Faktor kedua adalah kurangnya komitmen dari karyawan itu sendiri. Ada beberapa karyawan yang anti perubahan. Dalam arti, tidak ingin mengubah cara kerja lamanya yang kurang efektif menjadi cara kerja baru yang lebih efektif. Biasanya kasus ini terjadi pada karyawan senior yang telah bekerja sangat lama di perusahaan tersebut.

Solusinya, karyawan yang seperti ini harus diajak diskusi baik-baik dan dijelaskan pentingnya menerapkan ISO 9001 bagi perusahaan. Bila pada titik tertentu dimana karyawan yang seperti ini tidak juga ingin berubah, maka melakukan rotasi atau mutasi sepertinya sebanding demi perbaikan sistem secara menyeluruh.

3. Kordinasi antar departemen yang minim

Penerapan ISO 9001 tidak akan sukses apabila satu bagian tidak berkordinasi dengan bagian yang lain. Karena sistem manajemen mutu melibatkan semua bagian yang ada di proses utama maupun proses pendukung. Bila ada satu bagian yang tidak menerapkan ISO 9001, maka otomatis sistem tidak akan berjalan dengan sempurna.

Misalkan target produksi yang sudah dicanangkan oleh manajer produksi tidak akan tercapai bila bagian HRD dan GA tidak menyediakan SDM dan mesin serta peralatan yang prima. Harus ada kordinasi efektif antar bagian agar keseluruhan proses berjalan secara lancar.

4. Keterbatasan Waktu 

Keterbatasan waktu seringkali menjadi kambing hitam atas penerapan yang tidak lancar. Banyaknya proyek, membludaknya order, seringkali membuat penerapan ISO 9001 terabaikan.

Padahal, bila perbaikan sistem disesuaikan dengan kebutuhan, harusnya over load pekerjaan sama sekali tidak akan mempengaruhi penerapan ISO 9001. Penyebab utama yang menyebabkan hal ini adalah sistem yang dibuat tidak sejalan (in line) dengan proses yang ada.

Terlalu banyak hal baru yang ditetapkan tanpa melihat kesanggupan para pelaksana di lapangan sehingga form yang harusnya dibuat untuk membantu proses malah mempersulit birokrasi.

Diperlukan kejelian dalam menentukan prioritas perbaikan. Perlu diingat kembali bahwa tujuan penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001 adalah perbaikan berkesinambungan alih-alih menyulap sistem dalam sekejap. Diperlukan waktu, pembiasaan, sosialisasi, dan prioritas perbaikan secara bertahap sehingga sistem semakin baik dari waktu ke waktu.

5. Keterbatasan Sumber Daya Manusia (SDM)

Keterbatasan SDM di sini bisa berupa kuantitas (jumlah karyawan) maupun kualitas (kompetensi karyawan). Dalam penerapan ISO 9001, kualitas SDM lebih penting ketimbang kuantitas.

ISO 9001 tidak pernah mensyaratkan jumlah minimal karyawan dalam penerapan ISO 9001. Tidak pula dipersyaratkan bahwa satu orang hanya boleh menjabat satu jabatan saja. Rangkap jabatan dalam penerapan ISO sah-sah saja sepanjang fungsi-fungsi pekerjaan yang wajib dijalankan oleh yang bersangkutan dapat dijalankan dengan baik.

Pengalaman kami selama menjadi , isu keterbatasan SDM dapat diatasi dengan menunjuk  yang berkualitas dalam arti dapat mengendalikan, mengarahkan, dan memanfaatkan SDM yang ada secara optimal.

Seringkali kami menemukan fakta bahwa banyaknya jumlah SDM tidak berkolerasi positif dengan kualitas penerapan ISO 9001. Artinya, SDM yang sedikit namun berkualitas lebih baik daripada banyak SDM tetapi tidak memiliki komitmen dalam penerapan ISO 9001.

6. Kurangnya Sosialisasi dan Komunikasi

Perlu dipahami bahwa merubah sistem tidaklah semudah membalikkan telapak tangan. Dibutuhkan waktu yang cukup dan tim yang handal agar penerapan ISO 9001 berjalan lancar.

Seringkali yang menjadi penyebab ISO 9001 macet di tengah jalan bukan lah keterbatasan waktu dan SDM melainkan kurangnya sosialisasi dan komunikasi dari manajemen puncak. Ini menyebakan orang-orang yang ada di level pelaksana tidak mengetahui apa yang harus dilakukan.

Solusinya, manajemen puncak harus melakukan pertemuan rutin (mingguan atau bulanan) terutama dengan pemimpin dari setiap bagian untuk memastikan mereka memahami apa yang harus dilakukan.

Penutup

Demikianlah beberapa kendala yang sering kami temui selama menjadi Konsultan ISO saat membantu klien kami dalam menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001.

Kendala-kendala tersebut sejatinya dapat diselesaikan dengan sebuah kata yang singkat namun padat makna, KOMITMEN. Semoga bermanfaat.

Khairul Umam, S.T,B.A

Multiple Training & Consulting
Konsultan ISO 9001
Jalan Tanah Abang I No. 11 F Jakarta Pusat 10160
Email : konsultan@multiple.co.id
Telp : (021) 3890 1773
Fax : (021) 352 39 82
Whatsapp : 081 6888 476 – 081 (MUTU ISO)

About the author
duniatender.com Sebagai penulis artikel di IzinBerusaha.com

Christina Pasaribu adalah seorang konsultan bisnis berpengalaman yang berdedikasi untuk membantu perusahaan mencapai kesuksesan dan pertumbuhan yang berkelanjutan. Dengan pengetahuan mendalam tentang strategi bisnis dan pasar yang luas, Christina membantu kliennya mengidentifikasi peluang baru, menghadapi tantangan, dan mengoptimalkan kinerja bisnis mereka.

Sebagai seorang konsultan di duniatender.com, Christina Pasaribu telah bekerja dengan berbagai perusahaan dari berbagai industri. Ia memiliki latar belakang yang kuat dalam analisis data dan pemahaman yang mendalam tentang tren pasar, yang memungkinkannya memberikan wawasan berharga kepada klien-kliennya.

Christina juga dikenal karena pendekatannya yang kolaboratif dan kemampuannya untuk berkomunikasi dengan baik dengan berbagai pihak. Ia percaya bahwa kerjasama tim yang efektif adalah kunci untuk mengatasi tantangan bisnis dan mencapai hasil yang optimal.

Selain menjadi konsultan bisnis yang sukses, Christina juga aktif dalam berbagi pengetahuannya melalui menulis artikel untuk duniatender.com. Artikel-artikelnya yang informatif dan berbobot telah membantu banyak pembaca untuk memahami lebih dalam tentang strategi bisnis, pengadaan tender, dan perencanaan bisnis.

Christina Pasaribu selalu bersemangat dalam mencari solusi inovatif untuk tantangan bisnis yang kompleks, dan dia terus berkomitmen untuk memberikan nilai tambah kepada setiap klien yang dia layani.

Duniatender.com membantu melakukan Persiapan Tender Perusahaan

Dari perencaan mengambil bidang usaha, kualifikasi sampai dengan persiapan dokumen tender dengan tujuan untuk Memenangkan Proyek

Dapatkan Layanan Prioritas dengan menghubungi tim kami

Duniatender.com sebagai konsultan bisnis, berpengalaman dalam memberikan solusi bisnis yang inovatif dan efektif untuk perusahaan di berbagai industri. Tim kami yang terdiri dari para ahli di bidang strategi, keuangan, dan operasi akan bekerja sama dengan Anda untuk mencapai tujuan bisnis Anda. Kami menyediakan layanan yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan Anda, termasuk analisis pasar, perencanaan strategis, dan pengembangan bisnis. Dengan pengalaman kami yang luas dan metode yang teruji, kami yakin dapat membantu perusahaan Anda untuk tumbuh dan berkembang lebih sukses.

Konsultasikan perencanaan tender dengan kami, supaya dapat mengikuti jadwal tender pemerintah/swasta dengan baik

UrusIzin.co.id Proses SKK Konstruksi cepat dan memuaskan

Pilih Sub bidang pekerjaan yang akan diambil, misalnya:

  • Konsultan atau Kontraktor
  • Spesialis atau Umum
  • Kecil, Besar atau Menengah
  • Semua cara melengkapi persyaratan perizinan Dasar hingga Izin Operasional ada di UrusIzin.co.id
  • Saatnya anda lengkapi semua persyaratan IZIN DASAR & IZIN OPERASIONAL perusahaan anda mulai dari AKTA pendirian/perubahan, NIB (penetapan KBLI yang tepat) hingga Izin Operasional di semua sektor yang anda jalankan.

Kami Melayanani Penerbitan Ijin Badan Usaha

SBUJK Jasa Konstruksi

Tingkatkan kredibilitas dan peluang bisnis Anda di sektor konstruksi dengan Sertifikat Badan Usaha Jasa Konstruksi (SBUJK). Sertifikat ini membuktikan bahwa perusahaan Anda memenuhi standar kompetensi dan kualitas yang ditetapkan oleh pemerintah, memastikan kelayakan dalam menjalankan proyek konstruksi. Dengan SBUJK, Anda dapat mengikuti tender proyek pemerintah dan swasta, memperluas jaringan bisnis, serta meningkatkan kepercayaan klien dan mitra.

Pelajari Lebih Lanjut

SBUJPTL

Raih pengakuan resmi dalam bidang jasa penunjang tenaga listrik dengan Sertifikat Badan Usaha Jasa Penunjang Tenaga Listrik (SBUJPTL). Sertifikat ini menunjukkan bahwa perusahaan Anda memiliki kapasitas dan kompetensi untuk menyediakan layanan berkualitas tinggi di sektor tenaga listrik. Dengan SBUJPTL, Anda dapat meningkatkan kepercayaan pelanggan, memperluas peluang usaha, dan memastikan kepatuhan terhadap regulasi industri.

Pelajari Lebih Lanjut

SKK Konstruksi

Tingkatkan profesionalisme dan keahlian Anda di sektor konstruksi dengan Sertifikat Kompetensi Kerja (SKK) Konstruksi. Sertifikat ini diakui secara nasional dan membuktikan bahwa Anda memiliki pengetahuan dan keterampilan yang dibutuhkan untuk menjalankan tugas konstruksi dengan efektif. Dengan SKK Konstruksi, Anda dapat meningkatkan peluang karir, memperoleh kepercayaan dari pemberi kerja, dan memenuhi standar industri.

Pelajari Lebih Lanjut

Bantuan CSMS Migas/Pertamina/PLN

Pastikan kepatuhan terhadap standar keselamatan dengan Contractor Safety Management System (CSMS). Sistem ini dirancang untuk mengelola dan mengawasi kinerja keselamatan kontraktor, memastikan bahwa mereka memenuhi persyaratan keselamatan yang ditetapkan oleh perusahaan Anda. Dengan CSMS, Anda dapat mengurangi risiko kecelakaan, meningkatkan keamanan di tempat kerja, dan membangun budaya keselamatan yang kuat.

Pelajari Lebih Lanjut

Sertifikat ISO 9001

Tingkatkan keunggulan operasional dan kepuasan pelanggan dengan Sertifikat ISO 9001, standar internasional untuk sistem manajemen mutu. Dengan sertifikasi ini, perusahaan Anda akan diakui memiliki proses yang efisien, konsisten, dan memenuhi kebutuhan pelanggan. Sertifikat ISO 9001 tidak hanya meningkatkan reputasi perusahaan di mata klien dan mitra bisnis, tetapi juga membantu mengidentifikasi dan mengatasi risiko dengan lebih efektif, memastikan kualitas produk dan layanan Anda selalu optimal.

Pelajari Lebih Lanjut

Sertifikat ISO 14001

Jadikan perusahaan Anda pelopor dalam pengelolaan lingkungan dengan memperoleh Sertifikat ISO 14001. Standar ini menunjukkan komitmen Anda terhadap praktik ramah lingkungan dan keberlanjutan, mengurangi dampak negatif operasi bisnis terhadap lingkungan. Dengan sertifikasi ISO 14001, Anda tidak hanya mematuhi peraturan lingkungan yang berlaku, tetapi juga meningkatkan efisiensi operasional dan menghemat biaya melalui penggunaan sumber daya yang lebih baik dan pengurangan limbah. Raih kepercayaan dan loyalitas dari konsumen yang semakin peduli terhadap lingkungan dengan sertifikat ini.

Pelajari Lebih Lanjut

Sertifikat ISO 27001

Lindungi aset informasi berharga perusahaan Anda dengan Sertifikat ISO 27001, standar internasional untuk sistem manajemen keamanan informasi. Sertifikasi ini membantu Anda menetapkan, menerapkan, memelihara, dan terus meningkatkan sistem keamanan informasi, memastikan bahwa data perusahaan dan klien tetap aman dari ancaman dan kebocoran. Dengan ISO 27001, Anda tidak hanya memenuhi persyaratan hukum dan regulasi, tetapi juga membangun kepercayaan dan kredibilitas di mata pelanggan dan mitra bisnis, membuktikan bahwa Anda serius dalam menjaga keamanan data.

Pelajari Lebih Lanjut

Sertifikat ISO 37001

Perangi praktik suap dan korupsi dengan Sertifikat ISO 37001, standar internasional untuk sistem manajemen anti-penyuapan. Dengan memperoleh sertifikasi ini, perusahaan Anda menunjukkan komitmen terhadap etika bisnis dan integritas, serta kepatuhan terhadap hukum anti-suap. Sertifikat ISO 37001 membantu Anda mengidentifikasi risiko penyuapan, menerapkan kebijakan dan kontrol yang efektif, dan membangun budaya transparansi. Meningkatkan kepercayaan dari pemangku kepentingan dan memperkuat reputasi perusahaan sebagai organisasi yang bersih dan dapat dipercaya.

Pelajari Lebih Lanjut

Sertifikat ISO 45001

Prioritaskan kesehatan dan keselamatan kerja dengan Sertifikat ISO 45001, standar internasional untuk sistem manajemen keselamatan dan kesehatan kerja (K3). Dengan sertifikasi ini, Anda menunjukkan komitmen untuk menciptakan lingkungan kerja yang aman dan sehat bagi karyawan, mengurangi risiko kecelakaan dan penyakit akibat kerja. Sertifikat ISO 45001 membantu Anda mematuhi regulasi K3 yang berlaku, meningkatkan moral dan produktivitas karyawan, serta mengurangi biaya yang terkait dengan insiden kerja. Jadilah perusahaan yang peduli terhadap kesejahteraan karyawan dengan ISO 45001.

Pelajari Lebih Lanjut

Bagaimana cara kami membantu Perusahaan Anda?

  • 01. Business Goal

    Ceritakan kepada kami, goal bisnis Anda.

    • Mau ambil kualifikasi kontraktor atau konsultan
    • Kapan akan mengikuti tender
    • Tender apa yang akan diikuti
  • 02. Review kebutuhan teknis

    • Data penjualan tahunan;
    • Data kemampuan keuangan/nilai aset;
    • Data ketersediaan Tenaga Kerja Konstruksi
    • Data kemampuan dalam menyediakan Peralatan konstruksi;
    • Data penerapan sistem manajemen anti penyuapan ISO 37001;
    • Data keanggotaan asosiasi BUJK yang terdaftar di LPJK.
  • 03. Tenaga Ahli & Peralatan

    Apakah sudah memiliki tenaga ahli dan peralatan pendukung konstruksi

    Kami dapat membantu proses SKK - Sertifikat Kompetensi Kerja Konstruksi dan pemenuhan Peralatan

    Termasuk Ijin Operator (SIO) dan Ijin Alatnya (SIA)

  • 04. Proses SBU

    SBU Jasa Konstruksi ini dikeluarkan oleh LSBU atau Lembaga Sertifikat Badan Usaha yang di Akreditasi oleh LPJK PUPR

    • BUJK Nasional
    • BUJK PMA
    • BUJK Asing