Tugas dan Tanggung Jawab Management Representative
Christina Pasaribu
1 day ago

Tugas dan Tanggung Jawab Management Representative

Tugas dan Tanggung Jawab Management Representative

Gambar Tugas dan Tanggung Jawab Management Representative

Management Representative

Dalam proses penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2015. Seorang wakil manajemen (mangement representative) merupakan tokoh sentral yang akan menentukan berhasil atau tidaknya penerapan sistem manajemen mutu di perusahaan Anda. Dengan tanpa mengabaikan keterlibatan seluruh karyawan, seorang management representative dengan kebijaksanaan, komitmen, dan ketegasan yang dimiliki mampu memberikan komando untuk seluruh level organisasi untuk tetap fokus dan berkomitmen penuh dalam menjalankan sistem manajemen mutu. Oleh karana itu, sangat penting bagi sebuah organisasi untuk menunjuk orang yang tepat sebagai wakil manajemen.

Dalam Standar ISO 9001:2015 (Standar ISO 9001 yang terbaru) sudah tidak ada lagi klausul yang mewajibkan organisasi untuk menunjuk seorang Management Representative, namun biasanya kami Konsultan ISO tetap merekomendasikan bagi organisasi yang menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001:2015 untuk menunjuk seorang Management Representative, hal ini bertujuan agar koordinasi penerapan sistem manajemen mutu menjadi lebih mudah dan efisien.

Referensi mengenai penunjukan Management Representative mengacu pada Standar ISO 9001:2008 klausul 5.5.2, dalam klausul tersebut menyebutkan bahwa:

5.5.2. Wakil Manajemen.

Manajemen puncak harus menunjuk seorang anggota manajemen organisasi yang diluar tanggung jawab lain, harus mempunyai tanggung jawab dan wewengang yang meliputi:

a)  memastikan bahwa proses yang diperlukan untuk sistem manajemen mutu ditetapkan, dilaksanakan dan dipelihara;

b)  melaporkan pada manajemen puncak mengenai kinerja SMM (sistem manajemen mutu)  dan setiap kebutuhan untuk koreksi, dan;

c)  memastikan promosi kepedulian mengenai persyartan pelanggan di seluruh organisasi.

Catatan : Tanggung jawab wakil manajemen dapat meliputi hubungan dengan pihak eksternal mengenai hal-hal yang berhubungan dengan SMM (sistem manajemen mutu).

Dari Klausul 5.5.2 ISO 9001:2008 dapat diketahui bahwa seroang management representative haruslah orang yang berasal dari internal perusahaan yang ada pada jabatan manajerial (Kepala Bidang, Kepala Bagian, Manager, dsb) yang memiliki kewajiban memastikan seluruh persyaratan ISO 9001 diterapkan.

Tugas dan Tanggung Jawab Management Representative

Pada dasarnya, seorang Management Representative bertanggung jawab atas pelaksanaan 6 prosedur wajib () yang meliputi prosedur pengendalian dokumen, prosedur pengendalian rekaman mutu, prosedur pengendalian produk tidak sesuai, prosedur tindakan perbaikan, prosedur tindakan pencegahan, dan prosedur audit internal. Berikut kami selaku Konsultan ISO akan menyajikan tugas dan tanggung jawab management representative :

  • Berkoordinasi dengan Badan Sertifikasi untuk menentukan jadwal audit sertifikasi dan surveillance;
  • Mewakili manajemen selama sertifikasi dan audit surveillance (namun beberapa auditor dari badan sertifikasi ada yang tidak membolehkan manajemen diwakilkan oleh management representative);
  • Mempromosikan kesadaran tentang persyaratan pelanggan;
  • Menyiapkan dan merevisi dokumen sistem manajemen mutu (Manual Mutu, Prosedur sistem mutu dan dokumentasi lainnya);
  • Memastikan kepatuhan semua fungsi sesuai standar ISO 9001:2015;
  • Mempersiapkan Tinjauan Manajemen Jadwal Pertemuan dan melakukan Rapat Tinjauan Manajemen;
  • Mempersiapkan jadwal Audit, melakukan Audit Internal, menyiapkan laporan audit, menulis laporan Ketidaksesuaian;
  • Berkomunikasi dengan Top Management pada isu-isu Kualitas/ Ketidaksesuaian dan laporan Audit;
  • Mengukur & Mengawasi kinerja proses;
  • Melakukan tindakan perbaikan dan pencegahan yang diperlukan;
  • Membuat ISO/ kesadaran Kualitas untuk rekan dengan pelatihan internal;
  • Review Kebijakan mutu secara berkala;
  • Waktu ke waktu meninjau semua fungsi, untuk memeriksa pelaksanaan yang efektif dari sistem Manajemen Mutu.

Surat Penunjukan Management Representative

Pada praktek di lapangan, penunjukkan management representative harus dilengkapi dengan surat penunjukan resmi (Surat Keputusan, Surat Penunjukkan Kerja, dsb) dari top manajemen sebagai dasar pemberian wewenang kepada management representative agar dihormati oleh anggota organisasi yang lainnya. Kami selaku Konsultan ISO seringkali merekomendasikan kepada klien kami agar management representative yang ditunjuk adalah orang yang paling memahami keseluruhan proses dan paling disegani oleh para karyawan di perusahaan. Ini untuk memastikan komunikasi berjalan lancar dan saran perbaikan didengar dan dilaksanakan.

Kriteria Seorang Management Representative

Seorang management representative sekurang-kurangnya harus memiliki kriteria sebagai berikut:

1. Pengetahuan yang kuat tentang persyaratan ISO 9001:2015

Management representative setidaknya hanrus mengikuti 2 training; training pengenalan dan pemahaman klausul ISO 9001:2015 dan training audit internal. Ini untuk memastikan seluruh persyaratan yang tertuang dalam klausul ISO 9001:2015 diterapkan.

2. Pengetahuan yang luas tentang operasi perusahaan dan sistem manajemen mutu

Management representative harus memahami proses bisnis organisasi secara menyeluruh. Ini penting untuk memastikan seluruh critical point yang ada dalam proses dapat dikendalikan

3. Kemampuan untuk mendengarkan dan mempengaruhi

kemampuan ini juga diperlukan mengingat, penerapan ISO 9001:2015 bukanlah pertunjukkan satu orang “one man show” tapi harus melibatkan peran aktif seluruh level organisasi. Pendekatan bottom – up juga penting untuk memastikan sistem yang kita terapkan memudahkan pekerjaan mereka alih-alih membebani mereka dengan pekerjaan baru tanpa diskusi sebelumnya

4. Kemampuan untuk meringkas informasi dan berkomunikasi secara efektif

Seluruh masukan yang datang dari anggota organisasi harus ditindak lanjuti dan dianalisis untuk kemudian disosialisasikan tindak lanjutnya untuk memastikan perbaikan yang berkesinambungan. Tanpa kemampuan ini, management representative hanya berhenti pada level penerima laporan dan tidak akan ada perbaikan sama sekali.

5. Manajemen proyek dan keterampilan organisasi

Seorang management representative harus mampu bekerja dalam tim, memimpin tim, membagi tugas dengan baik dan membuat perencanaan yang matang dengan seluruh tim.

Terima Kasih,

Khairul Umam, S.T, MBA
Konsultan ISO (ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 37001, ISO 21001)
Multiple Training & Consulting / PT Mutu Tunas Cipta
Jalan Tanah Abang 1 No. 11F, Jakarta Pusat, DKI Jakarta
Email : konsultan@multiple.co.id
Whatsapp : 081 6888 476 (MUTU ISO)

About the author
duniatender.com Sebagai penulis artikel di IzinBerusaha.com

Christina Pasaribu adalah seorang konsultan bisnis berpengalaman yang berdedikasi untuk membantu perusahaan mencapai kesuksesan dan pertumbuhan yang berkelanjutan. Dengan pengetahuan mendalam tentang strategi bisnis dan pasar yang luas, Christina membantu kliennya mengidentifikasi peluang baru, menghadapi tantangan, dan mengoptimalkan kinerja bisnis mereka.

Sebagai seorang konsultan di duniatender.com, Christina Pasaribu telah bekerja dengan berbagai perusahaan dari berbagai industri. Ia memiliki latar belakang yang kuat dalam analisis data dan pemahaman yang mendalam tentang tren pasar, yang memungkinkannya memberikan wawasan berharga kepada klien-kliennya.

Christina juga dikenal karena pendekatannya yang kolaboratif dan kemampuannya untuk berkomunikasi dengan baik dengan berbagai pihak. Ia percaya bahwa kerjasama tim yang efektif adalah kunci untuk mengatasi tantangan bisnis dan mencapai hasil yang optimal.

Selain menjadi konsultan bisnis yang sukses, Christina juga aktif dalam berbagi pengetahuannya melalui menulis artikel untuk duniatender.com. Artikel-artikelnya yang informatif dan berbobot telah membantu banyak pembaca untuk memahami lebih dalam tentang strategi bisnis, pengadaan tender, dan perencanaan bisnis.

Christina Pasaribu selalu bersemangat dalam mencari solusi inovatif untuk tantangan bisnis yang kompleks, dan dia terus berkomitmen untuk memberikan nilai tambah kepada setiap klien yang dia layani.

Duniatender.com membantu melakukan Persiapan Tender Perusahaan

Dari perencaan mengambil bidang usaha, kualifikasi sampai dengan persiapan dokumen tender dengan tujuan untuk Memenangkan Proyek

Dapatkan Layanan Prioritas dengan menghubungi tim kami

Duniatender.com sebagai konsultan bisnis, berpengalaman dalam memberikan solusi bisnis yang inovatif dan efektif untuk perusahaan di berbagai industri. Tim kami yang terdiri dari para ahli di bidang strategi, keuangan, dan operasi akan bekerja sama dengan Anda untuk mencapai tujuan bisnis Anda. Kami menyediakan layanan yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan Anda, termasuk analisis pasar, perencanaan strategis, dan pengembangan bisnis. Dengan pengalaman kami yang luas dan metode yang teruji, kami yakin dapat membantu perusahaan Anda untuk tumbuh dan berkembang lebih sukses.

Konsultasikan perencanaan tender dengan kami, supaya dapat mengikuti jadwal tender pemerintah/swasta dengan baik

UrusIzin.co.id Proses SKK Konstruksi cepat dan memuaskan

Pilih Sub bidang pekerjaan yang akan diambil, misalnya:

  • Konsultan atau Kontraktor
  • Spesialis atau Umum
  • Kecil, Besar atau Menengah
  • Semua cara melengkapi persyaratan perizinan Dasar hingga Izin Operasional ada di UrusIzin.co.id
  • Saatnya anda lengkapi semua persyaratan IZIN DASAR & IZIN OPERASIONAL perusahaan anda mulai dari AKTA pendirian/perubahan, NIB (penetapan KBLI yang tepat) hingga Izin Operasional di semua sektor yang anda jalankan.

Kami Melayanani Penerbitan Ijin Badan Usaha

SBUJK Jasa Konstruksi

Tingkatkan kredibilitas dan peluang bisnis Anda di sektor konstruksi dengan Sertifikat Badan Usaha Jasa Konstruksi (SBUJK). Sertifikat ini membuktikan bahwa perusahaan Anda memenuhi standar kompetensi dan kualitas yang ditetapkan oleh pemerintah, memastikan kelayakan dalam menjalankan proyek konstruksi. Dengan SBUJK, Anda dapat mengikuti tender proyek pemerintah dan swasta, memperluas jaringan bisnis, serta meningkatkan kepercayaan klien dan mitra.

Pelajari Lebih Lanjut

SBUJPTL

Raih pengakuan resmi dalam bidang jasa penunjang tenaga listrik dengan Sertifikat Badan Usaha Jasa Penunjang Tenaga Listrik (SBUJPTL). Sertifikat ini menunjukkan bahwa perusahaan Anda memiliki kapasitas dan kompetensi untuk menyediakan layanan berkualitas tinggi di sektor tenaga listrik. Dengan SBUJPTL, Anda dapat meningkatkan kepercayaan pelanggan, memperluas peluang usaha, dan memastikan kepatuhan terhadap regulasi industri.

Pelajari Lebih Lanjut

SKK Konstruksi

Tingkatkan profesionalisme dan keahlian Anda di sektor konstruksi dengan Sertifikat Kompetensi Kerja (SKK) Konstruksi. Sertifikat ini diakui secara nasional dan membuktikan bahwa Anda memiliki pengetahuan dan keterampilan yang dibutuhkan untuk menjalankan tugas konstruksi dengan efektif. Dengan SKK Konstruksi, Anda dapat meningkatkan peluang karir, memperoleh kepercayaan dari pemberi kerja, dan memenuhi standar industri.

Pelajari Lebih Lanjut

Bantuan CSMS Migas/Pertamina/PLN

Pastikan kepatuhan terhadap standar keselamatan dengan Contractor Safety Management System (CSMS). Sistem ini dirancang untuk mengelola dan mengawasi kinerja keselamatan kontraktor, memastikan bahwa mereka memenuhi persyaratan keselamatan yang ditetapkan oleh perusahaan Anda. Dengan CSMS, Anda dapat mengurangi risiko kecelakaan, meningkatkan keamanan di tempat kerja, dan membangun budaya keselamatan yang kuat.

Pelajari Lebih Lanjut

Sertifikat ISO 9001

Tingkatkan keunggulan operasional dan kepuasan pelanggan dengan Sertifikat ISO 9001, standar internasional untuk sistem manajemen mutu. Dengan sertifikasi ini, perusahaan Anda akan diakui memiliki proses yang efisien, konsisten, dan memenuhi kebutuhan pelanggan. Sertifikat ISO 9001 tidak hanya meningkatkan reputasi perusahaan di mata klien dan mitra bisnis, tetapi juga membantu mengidentifikasi dan mengatasi risiko dengan lebih efektif, memastikan kualitas produk dan layanan Anda selalu optimal.

Pelajari Lebih Lanjut

Sertifikat ISO 14001

Jadikan perusahaan Anda pelopor dalam pengelolaan lingkungan dengan memperoleh Sertifikat ISO 14001. Standar ini menunjukkan komitmen Anda terhadap praktik ramah lingkungan dan keberlanjutan, mengurangi dampak negatif operasi bisnis terhadap lingkungan. Dengan sertifikasi ISO 14001, Anda tidak hanya mematuhi peraturan lingkungan yang berlaku, tetapi juga meningkatkan efisiensi operasional dan menghemat biaya melalui penggunaan sumber daya yang lebih baik dan pengurangan limbah. Raih kepercayaan dan loyalitas dari konsumen yang semakin peduli terhadap lingkungan dengan sertifikat ini.

Pelajari Lebih Lanjut

Sertifikat ISO 27001

Lindungi aset informasi berharga perusahaan Anda dengan Sertifikat ISO 27001, standar internasional untuk sistem manajemen keamanan informasi. Sertifikasi ini membantu Anda menetapkan, menerapkan, memelihara, dan terus meningkatkan sistem keamanan informasi, memastikan bahwa data perusahaan dan klien tetap aman dari ancaman dan kebocoran. Dengan ISO 27001, Anda tidak hanya memenuhi persyaratan hukum dan regulasi, tetapi juga membangun kepercayaan dan kredibilitas di mata pelanggan dan mitra bisnis, membuktikan bahwa Anda serius dalam menjaga keamanan data.

Pelajari Lebih Lanjut

Sertifikat ISO 37001

Perangi praktik suap dan korupsi dengan Sertifikat ISO 37001, standar internasional untuk sistem manajemen anti-penyuapan. Dengan memperoleh sertifikasi ini, perusahaan Anda menunjukkan komitmen terhadap etika bisnis dan integritas, serta kepatuhan terhadap hukum anti-suap. Sertifikat ISO 37001 membantu Anda mengidentifikasi risiko penyuapan, menerapkan kebijakan dan kontrol yang efektif, dan membangun budaya transparansi. Meningkatkan kepercayaan dari pemangku kepentingan dan memperkuat reputasi perusahaan sebagai organisasi yang bersih dan dapat dipercaya.

Pelajari Lebih Lanjut

Sertifikat ISO 45001

Prioritaskan kesehatan dan keselamatan kerja dengan Sertifikat ISO 45001, standar internasional untuk sistem manajemen keselamatan dan kesehatan kerja (K3). Dengan sertifikasi ini, Anda menunjukkan komitmen untuk menciptakan lingkungan kerja yang aman dan sehat bagi karyawan, mengurangi risiko kecelakaan dan penyakit akibat kerja. Sertifikat ISO 45001 membantu Anda mematuhi regulasi K3 yang berlaku, meningkatkan moral dan produktivitas karyawan, serta mengurangi biaya yang terkait dengan insiden kerja. Jadilah perusahaan yang peduli terhadap kesejahteraan karyawan dengan ISO 45001.

Pelajari Lebih Lanjut

Bagaimana cara kami membantu Perusahaan Anda?

  • 01. Business Goal

    Ceritakan kepada kami, goal bisnis Anda.

    • Mau ambil kualifikasi kontraktor atau konsultan
    • Kapan akan mengikuti tender
    • Tender apa yang akan diikuti
  • 02. Review kebutuhan teknis

    • Data penjualan tahunan;
    • Data kemampuan keuangan/nilai aset;
    • Data ketersediaan Tenaga Kerja Konstruksi
    • Data kemampuan dalam menyediakan Peralatan konstruksi;
    • Data penerapan sistem manajemen anti penyuapan ISO 37001;
    • Data keanggotaan asosiasi BUJK yang terdaftar di LPJK.
  • 03. Tenaga Ahli & Peralatan

    Apakah sudah memiliki tenaga ahli dan peralatan pendukung konstruksi

    Kami dapat membantu proses SKK - Sertifikat Kompetensi Kerja Konstruksi dan pemenuhan Peralatan

    Termasuk Ijin Operator (SIO) dan Ijin Alatnya (SIA)

  • 04. Proses SBU

    SBU Jasa Konstruksi ini dikeluarkan oleh LSBU atau Lembaga Sertifikat Badan Usaha yang di Akreditasi oleh LPJK PUPR

    • BUJK Nasional
    • BUJK PMA
    • BUJK Asing