Tugas dan Tanggung Jawab Pengendali Dokumen
Christina Pasaribu
1 day ago

Tugas dan Tanggung Jawab Pengendali Dokumen

Tugas dan Tanggung Jawab Pengendali Dokumen

Gambar Tugas dan Tanggung Jawab Pengendali Dokumen

Siapa Pengendali Dokumen ?

Pengendali dokumen (Document Controller) dalam Sistem Manahemen Mutu ISO 9001:2015 adalah orang atau tim yang ditunjuk untuk mengurusi masalah penerbitan, pengesahan, pendistribusian, penyimpanan, pengendalian, dan pemusnahan dokumen. Tugas pengendali dokumen pada dasarnya membantu wakil manajemen (management representative) dalam menerapkan persyaratan ISO 9001:2015 klausul 7.5 tentang pengendalian informasi terdokumentasi.

Dalam Standar ISO 9001:2015 sebenarnya tidak diwajibkan adanya Pengendali Dokumen, namun kami selaku Konsultan ISO biasanya akan tetap merekomendasikan kepada klien agar tetap ditunjuk seorang Pengendali Dokumen, hal ini bertujuan agar memudahkan dalam penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015. Apabila suatu organisasi memiliki keterbatasan personel maka kami Konsultan ISO menyarankan agar Pengendali Dokumen dapat dirangkap oleh Management Representative.

Pada penerapannya di lapangan, pengendali dokumen bisa menerapkan sistem sentralisasi dimana seluruh dokumen baik formulir maupun rekaman mutu disimpan terpusat pada satu lokasi dan dikendalikan oleh pengendali dokumen atau bisa juga desentralisasi dimana pengendali dokumen hanya mengurusi masalah penerbitan, pembaruan, dan pendistribusian dokumen dan formulir sedangkan rekaman mutunya disimpan oleh bagian terkait. Misalnya, Purchase Order disimpan oleh bagian purchasing dan Inquiry disimpan oleh bagian marketing. Tidak ada keharusan dalam ISO 9001:2015 untuk menerapkan sentralisasi maupun desentralisasi. Semua dikembalikan ke kebutuhan organisasi.

Tugas dan Tanggung Jawab Pengendali Dokumen

Berikut ini beberapa tugas dan tanggung jawab yang berkaitan dengan pekerjaan pengendali dokumen:

  • Membantu management representative dalam menjalankan  prosedur pengendalian informasi terdokumentasi;
  • Memasukkan data dokumen ke dalam daftar dokumen dan memastikan bahwa informasi yang diberikan akurat dan up to date;
  • Memastikan dokumen disahkan sebelum didistribusikan;
  • Melakukan perubahan dokumen bila diperlukan dengan berkordinasi dengan management representative;
  • Memastikan seluruh dokumen telah disosialisasikan dan didistribusikan ke bagian yang berkepentingan;
  • Memastikan seluruh dokumen disimpan dan dijaga dari kerusakan serta mudah untuk ditelusuri;
  • Menarik atau memusnahkan dokumen yang sudah kadaluarsa.

Tugas dan tanggung jawab tersebut sebetulnya sudah dinyatakan secara jelas dalam standar ISO 9001:2015 klausul 7.5.2 sebagai berikut:

Ketika membuat dan memperbarui informasi terdokumentasi, organisasi harus dapat memastikan :

a. Judul dokumen, tanggal pembuatan dokumen, nama pembuat dokumen, dan nomor identifikasi dokumen telah sesuai;

b. Bahasa yang digunakan, versi dari software yang digunakan, dan media yang digunakan (apakah soft copy atau hard copy) telah sesuai;

c. Pemeriksaan dan persetujuan pada dokumen ditetapkan;

Dan pada klausul 7.5.3.1 disebutkan bahwa:

Informasi terdokumentasi yang digunakan untuk keperluan sistem manajemen mutu harus dikendalikan dan organisasi harus:

a. Memastikan tersedia dan sesuai, dan dapat diakses kapan dan dimana saja jika diperlukan;

b. Memastikan terlindungi dari kehilangan kerahasiaan;

Kemudian pada klausul 7.5.3.2 disebutkan bahwa:

Organisasi harus mengendalikan informasi terdokumentasi dengan melakukan kegiatan pengendalian:

a. Distribusi dokumen, akses dokumen, pengambilan dan penggunaan dokumen

b. Penyimpanan dan penjagaan dokumen

c. Perubahan dan status revisi dokumen

d. Menentukan masa simpan dan pemusnahan dokumen

Memastikan bahwa dokumen yang berasal dari luar organisasi yang ditetapkan oleh organisasi yang  penting untuk perencanaan dan operasi sistem manajemen mutu diidentifikasi dan distribusinya dikendalikan.

Kualifikasi Pengendali Dokumen

Dalam Standar ISO 9001:2015 tidak ada persyaratan secara detail mengenai kompetensi yang harus dimiliki oleh seoarang pengendali dokumen, pengendali dokumen dapat dijabat oleh siapa saja, baik staff, manajer, bahkan Direktur sekalipun. Namun kami Konsultan ISO menyarankan sebaiknya seorang pengendali dokumen harus memiliki kemampuan sebagai berikut:

  • Pengetahuan dalam penggunaan spreadsheet (excel), database, dan word.
  • Kemampuan untuk menyimpan catatan dan laporan (filing) dengan jelas dan akurat.
  • Kemampuan untuk menginput data data dengan cepat
  • Keterampilan komunikasi yang baik

Pengendali Dokumen bertanggung jawab terhadap seluruh dokumen organisasi. Kegiatan  ini harus melibatkan koordinasi dengan berbagai departemen dalam suatu organisasi dan memastikan bahwa dokumen disimpan di lokasi yang tepat dan dapat diakses dengan mudah. Pengendali dokumen harus memastikan bahwa semua departemen dalam organisasi mengikuti prosedur yang sama yang berkaitan dengan dokumen.

Bila Anda memerlukan pelatihan mengenai pengendalian dokumen, Anda dapat menghubungi kami selaku Konsultan ISO untuk memberikan pelatihan di tempat Anda.

 

Terima Kasih,

Khairul Umam, ST, MBA
Konsultan ISO (ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 37001, ISO 21001)
Multiple Training & Consulting / PT Mutu Tunas Cipta
Jalan Tanah Abang 1 No. 11F, Jakarta Pusat, DKI Jakarta
Email : konsultan@multiple.co.id
Whatsapp : 081 6888 476 (MUTU ISO)

About the author
duniatender.com Sebagai penulis artikel di IzinBerusaha.com

Christina Pasaribu adalah seorang konsultan bisnis berpengalaman yang berdedikasi untuk membantu perusahaan mencapai kesuksesan dan pertumbuhan yang berkelanjutan. Dengan pengetahuan mendalam tentang strategi bisnis dan pasar yang luas, Christina membantu kliennya mengidentifikasi peluang baru, menghadapi tantangan, dan mengoptimalkan kinerja bisnis mereka.

Sebagai seorang konsultan di duniatender.com, Christina Pasaribu telah bekerja dengan berbagai perusahaan dari berbagai industri. Ia memiliki latar belakang yang kuat dalam analisis data dan pemahaman yang mendalam tentang tren pasar, yang memungkinkannya memberikan wawasan berharga kepada klien-kliennya.

Christina juga dikenal karena pendekatannya yang kolaboratif dan kemampuannya untuk berkomunikasi dengan baik dengan berbagai pihak. Ia percaya bahwa kerjasama tim yang efektif adalah kunci untuk mengatasi tantangan bisnis dan mencapai hasil yang optimal.

Selain menjadi konsultan bisnis yang sukses, Christina juga aktif dalam berbagi pengetahuannya melalui menulis artikel untuk duniatender.com. Artikel-artikelnya yang informatif dan berbobot telah membantu banyak pembaca untuk memahami lebih dalam tentang strategi bisnis, pengadaan tender, dan perencanaan bisnis.

Christina Pasaribu selalu bersemangat dalam mencari solusi inovatif untuk tantangan bisnis yang kompleks, dan dia terus berkomitmen untuk memberikan nilai tambah kepada setiap klien yang dia layani.

Duniatender.com membantu melakukan Persiapan Tender Perusahaan

Dari perencaan mengambil bidang usaha, kualifikasi sampai dengan persiapan dokumen tender dengan tujuan untuk Memenangkan Proyek

Dapatkan Layanan Prioritas dengan menghubungi tim kami

Duniatender.com sebagai konsultan bisnis, berpengalaman dalam memberikan solusi bisnis yang inovatif dan efektif untuk perusahaan di berbagai industri. Tim kami yang terdiri dari para ahli di bidang strategi, keuangan, dan operasi akan bekerja sama dengan Anda untuk mencapai tujuan bisnis Anda. Kami menyediakan layanan yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan Anda, termasuk analisis pasar, perencanaan strategis, dan pengembangan bisnis. Dengan pengalaman kami yang luas dan metode yang teruji, kami yakin dapat membantu perusahaan Anda untuk tumbuh dan berkembang lebih sukses.

Konsultasikan perencanaan tender dengan kami, supaya dapat mengikuti jadwal tender pemerintah/swasta dengan baik

UrusIzin.co.id Proses SKK Konstruksi cepat dan memuaskan

Pilih Sub bidang pekerjaan yang akan diambil, misalnya:

  • Konsultan atau Kontraktor
  • Spesialis atau Umum
  • Kecil, Besar atau Menengah
  • Semua cara melengkapi persyaratan perizinan Dasar hingga Izin Operasional ada di UrusIzin.co.id
  • Saatnya anda lengkapi semua persyaratan IZIN DASAR & IZIN OPERASIONAL perusahaan anda mulai dari AKTA pendirian/perubahan, NIB (penetapan KBLI yang tepat) hingga Izin Operasional di semua sektor yang anda jalankan.

Kami Melayanani Penerbitan Ijin Badan Usaha

SBUJK Jasa Konstruksi

Tingkatkan kredibilitas dan peluang bisnis Anda di sektor konstruksi dengan Sertifikat Badan Usaha Jasa Konstruksi (SBUJK). Sertifikat ini membuktikan bahwa perusahaan Anda memenuhi standar kompetensi dan kualitas yang ditetapkan oleh pemerintah, memastikan kelayakan dalam menjalankan proyek konstruksi. Dengan SBUJK, Anda dapat mengikuti tender proyek pemerintah dan swasta, memperluas jaringan bisnis, serta meningkatkan kepercayaan klien dan mitra.

Pelajari Lebih Lanjut

SBUJPTL

Raih pengakuan resmi dalam bidang jasa penunjang tenaga listrik dengan Sertifikat Badan Usaha Jasa Penunjang Tenaga Listrik (SBUJPTL). Sertifikat ini menunjukkan bahwa perusahaan Anda memiliki kapasitas dan kompetensi untuk menyediakan layanan berkualitas tinggi di sektor tenaga listrik. Dengan SBUJPTL, Anda dapat meningkatkan kepercayaan pelanggan, memperluas peluang usaha, dan memastikan kepatuhan terhadap regulasi industri.

Pelajari Lebih Lanjut

SKK Konstruksi

Tingkatkan profesionalisme dan keahlian Anda di sektor konstruksi dengan Sertifikat Kompetensi Kerja (SKK) Konstruksi. Sertifikat ini diakui secara nasional dan membuktikan bahwa Anda memiliki pengetahuan dan keterampilan yang dibutuhkan untuk menjalankan tugas konstruksi dengan efektif. Dengan SKK Konstruksi, Anda dapat meningkatkan peluang karir, memperoleh kepercayaan dari pemberi kerja, dan memenuhi standar industri.

Pelajari Lebih Lanjut

Bantuan CSMS Migas/Pertamina/PLN

Pastikan kepatuhan terhadap standar keselamatan dengan Contractor Safety Management System (CSMS). Sistem ini dirancang untuk mengelola dan mengawasi kinerja keselamatan kontraktor, memastikan bahwa mereka memenuhi persyaratan keselamatan yang ditetapkan oleh perusahaan Anda. Dengan CSMS, Anda dapat mengurangi risiko kecelakaan, meningkatkan keamanan di tempat kerja, dan membangun budaya keselamatan yang kuat.

Pelajari Lebih Lanjut

Sertifikat ISO 9001

Tingkatkan keunggulan operasional dan kepuasan pelanggan dengan Sertifikat ISO 9001, standar internasional untuk sistem manajemen mutu. Dengan sertifikasi ini, perusahaan Anda akan diakui memiliki proses yang efisien, konsisten, dan memenuhi kebutuhan pelanggan. Sertifikat ISO 9001 tidak hanya meningkatkan reputasi perusahaan di mata klien dan mitra bisnis, tetapi juga membantu mengidentifikasi dan mengatasi risiko dengan lebih efektif, memastikan kualitas produk dan layanan Anda selalu optimal.

Pelajari Lebih Lanjut

Sertifikat ISO 14001

Jadikan perusahaan Anda pelopor dalam pengelolaan lingkungan dengan memperoleh Sertifikat ISO 14001. Standar ini menunjukkan komitmen Anda terhadap praktik ramah lingkungan dan keberlanjutan, mengurangi dampak negatif operasi bisnis terhadap lingkungan. Dengan sertifikasi ISO 14001, Anda tidak hanya mematuhi peraturan lingkungan yang berlaku, tetapi juga meningkatkan efisiensi operasional dan menghemat biaya melalui penggunaan sumber daya yang lebih baik dan pengurangan limbah. Raih kepercayaan dan loyalitas dari konsumen yang semakin peduli terhadap lingkungan dengan sertifikat ini.

Pelajari Lebih Lanjut

Sertifikat ISO 27001

Lindungi aset informasi berharga perusahaan Anda dengan Sertifikat ISO 27001, standar internasional untuk sistem manajemen keamanan informasi. Sertifikasi ini membantu Anda menetapkan, menerapkan, memelihara, dan terus meningkatkan sistem keamanan informasi, memastikan bahwa data perusahaan dan klien tetap aman dari ancaman dan kebocoran. Dengan ISO 27001, Anda tidak hanya memenuhi persyaratan hukum dan regulasi, tetapi juga membangun kepercayaan dan kredibilitas di mata pelanggan dan mitra bisnis, membuktikan bahwa Anda serius dalam menjaga keamanan data.

Pelajari Lebih Lanjut

Sertifikat ISO 37001

Perangi praktik suap dan korupsi dengan Sertifikat ISO 37001, standar internasional untuk sistem manajemen anti-penyuapan. Dengan memperoleh sertifikasi ini, perusahaan Anda menunjukkan komitmen terhadap etika bisnis dan integritas, serta kepatuhan terhadap hukum anti-suap. Sertifikat ISO 37001 membantu Anda mengidentifikasi risiko penyuapan, menerapkan kebijakan dan kontrol yang efektif, dan membangun budaya transparansi. Meningkatkan kepercayaan dari pemangku kepentingan dan memperkuat reputasi perusahaan sebagai organisasi yang bersih dan dapat dipercaya.

Pelajari Lebih Lanjut

Sertifikat ISO 45001

Prioritaskan kesehatan dan keselamatan kerja dengan Sertifikat ISO 45001, standar internasional untuk sistem manajemen keselamatan dan kesehatan kerja (K3). Dengan sertifikasi ini, Anda menunjukkan komitmen untuk menciptakan lingkungan kerja yang aman dan sehat bagi karyawan, mengurangi risiko kecelakaan dan penyakit akibat kerja. Sertifikat ISO 45001 membantu Anda mematuhi regulasi K3 yang berlaku, meningkatkan moral dan produktivitas karyawan, serta mengurangi biaya yang terkait dengan insiden kerja. Jadilah perusahaan yang peduli terhadap kesejahteraan karyawan dengan ISO 45001.

Pelajari Lebih Lanjut

Bagaimana cara kami membantu Perusahaan Anda?

  • 01. Business Goal

    Ceritakan kepada kami, goal bisnis Anda.

    • Mau ambil kualifikasi kontraktor atau konsultan
    • Kapan akan mengikuti tender
    • Tender apa yang akan diikuti
  • 02. Review kebutuhan teknis

    • Data penjualan tahunan;
    • Data kemampuan keuangan/nilai aset;
    • Data ketersediaan Tenaga Kerja Konstruksi
    • Data kemampuan dalam menyediakan Peralatan konstruksi;
    • Data penerapan sistem manajemen anti penyuapan ISO 37001;
    • Data keanggotaan asosiasi BUJK yang terdaftar di LPJK.
  • 03. Tenaga Ahli & Peralatan

    Apakah sudah memiliki tenaga ahli dan peralatan pendukung konstruksi

    Kami dapat membantu proses SKK - Sertifikat Kompetensi Kerja Konstruksi dan pemenuhan Peralatan

    Termasuk Ijin Operator (SIO) dan Ijin Alatnya (SIA)

  • 04. Proses SBU

    SBU Jasa Konstruksi ini dikeluarkan oleh LSBU atau Lembaga Sertifikat Badan Usaha yang di Akreditasi oleh LPJK PUPR

    • BUJK Nasional
    • BUJK PMA
    • BUJK Asing